Publicerat 2015-06-04 15:20

Tidstjuvar sabbar för poliserna på IGV

De tidsvinster som kan göras när det gäller avrapportering på en polisstation är inte gigantiska, särskilt inte om man samtidigt vill måna om att dokumentationen håller hög kvalitet. I en så stor verksamhet som polisens, kan dock även små effektiviseringar få märkbar effekt.

 

– Om man kan reducera tidsåtgången för avrapportering med tio minuter per polis i Ingripandeverksamheten motsvarar det enligt en grov uppskattning årsarbetstiden för 100 poliser. Det är viktigt att komma ihåg att en effektivare avrapporteringsprocess inte bara skulle spara resurser utan även kan förbättra polisernas arbetsmiljö, säger Anna-Lena Beutgen på BRÅs hemsida.

 

Bara som förtydligande exempel på vad BRÅ kommit på citerar vi ur utredningen:

 

"Att avrapportera ett brottsärende tog i snitt en timme och sex minuter

I genomsnitt tog det en timme och sex minuter från att en patrull kom in för att avrapportera ett brottsärende till dess att de var redo att åka ut igen. Den tiden varierade dock mellan olika avrapporteringstillfällen. Det ärende som tog längst tid att avrapportera var ett ärende där en patrull på två poliser omhändertog en person enligt LOB. Vid avvisiteringen hittade de en stor mängd narkotika hos den omhändertagne. Detta resulterade i att de skrev en brottsanmälan och ett avrapporterings-PM samt dokumenterade ett gripande, en kroppsvisitation, ett omhändertagande enligt LOB, foton och 17 beslag. Från början till slut tog detta ärende tre timmar.

 

Generellt sett styrdes avrapporteringens längd av hur många åtgärder som skulle dokumenteras och hur många poliser som arbetade med avrapporteringen. Patruller som bestod av tre poliser var i genomsnitt snabbare på att åka ut igen än patruller med två

poliser. Med fler poliser blev avrapporteringen dock mer effektiv endast om alla var sysselsatta och ingen bara satt och väntade."

 

Brå har mängder med förslag på förbättringar som säkert många poliser tidigare tänkt på alldeles själva...

"Brås bedömning

När tidsåtgången för avrapportering diskuteras är det främst två saker som lyfts fram som ”tidstjuvar”: dels den tid det tar att åka från en brottsplats till stationen för att avrapportera händelsen, dels den extra tid som går åt vid avrapporteringen på grund av brister i it-systemen.

 

För att minska tidsåtgången för att åka in till stationen för avrapportering införde Polisen 2011 det mobila it-systemet PUST.

 

Förhoppningarna att PUST skulle minska tidsåtgången för avrapportering var höga. På grund av olika problem med systemet ansåg poliserna på fält att PUST snarare gjorde det mer tidskrävande att avrapportera, och 2014 togs systemet ur bruk.

 

Den studie Brå nu gjort bekräftar att det finns brister i de it-system som används vid avrapporteringen. Men den visar också på möjligheter att effektivisera avrapporteringen.

 

Främst vill Brå lyfta fram följande.

 

Förbättra det tekniska stödet

•De inblandades namn och personnummer borde bara behöva fyllas i en gång under avrapporteringen.

•Systemen bör ge bättre handledning kring vad som ska fyllas i under olika moment.

 

I dag måste poliserna fylla i inblandades namn och personnummer för varje moment i avrapporteringen. Det skulle spara tid om dessa uppgifter bara behövde fyllas i en gång i början på avrapporteringen för att sedan enkelt kunna tas fram när det behövs av den patrull som avrapporterar i ärendet. Brå anser dessutom att systemen som används vid avrapporteringen bör vara lätta och intuitiva att använda eftersom de ska användas alla tider på dygnet och ofta under tidspress. Det är viktigt att systemen fungerar som verktyg som underlättar arbetet i stället för att försvåra det. Eftersom de flesta nya poliser börjar sin poliskarriär i Ingripandeverksamheten borde systemen ge en viss handledning i vilken typ av information som efterfrågas i olika moment. I stället för att poliserna ska lära sig systemen ska systemen alltså lära poliserna.

 

Se till att tekniken fungerar

•Se till att datorer och skrivare fungerar som de ska.

•Fungerande kameror bör finnas i alla bilar.

 

En vanlig tidstjuv vid avrapporteringen är att de tekniska verktyg som används, det vill säga främst datorer och skrivare, inte fungerar som de ska. Under observationerna var det inte ovanligt att datorer ”hängde sig” och att skrivare inte kunde användas eftersom de inte var installerade eller helt enkelt inte fungerade. Dessa problem medförde att patrullerna fick avbryta sitt arbete för att byta dator eller skrivare eller komma på andra sätt att utföra sitt arbete.

 

Poliser i Ingripandeverksamheten använder ofta en kompaktkamera vid de inledande utredningsinsatserna. Under observationen visade det sig att det inte alltid finns tillgång till fungerande kameror i polisbilarna. Om detta åtgärdades skulle tidsåtgången för bildhantering kunna förkortas. Problemet att poliser ibland kan känna sig tvungna att använda sina privata mobilkameror för dokumentation – vilket inte är tillåtet – skulle också försvinna.

 

Förbättra den tekniska supporten

•Se till att patrullerna har bra teknisk support när problem uppstår.

 

Det är inte alltid möjligt att helt och hållet undvika tekniska problem. De tekniska redskapen används i princip dag och natt året runt, och då är det inte förvånande att slitage uppstår och att uppdateringar behöver göras.

 

Det är viktigt att patrullerna vet vart de ska vända sig för att rapportera fel och att dessa fel åtgärdas i god tid. Det är minst lika viktigt att patrullerna också tar ansvar för att rapportera fel så fort de uppstår. Även om det i stunden kan kännas att patrullen egentligen inte har tid att rapportera fel innebär det på lång sikt att färre patruller drabbas av samma problem.

 

Skapa enhetlighet för vad fritexten i en RAR-anmälan ska innehålla

 

•Det vore värdefullt med tydligare nationella riktlinjer för hur fritexten i RAR ska vara utformad.

•Skapa samsyn om fritextens utformning bland granskare på lokal nivå.

 

Under observationen framkom att innehållet i fritexten i en RAR-anmälan varierar, inte bara utifrån ärendets karaktär utan också utifrån vilka preferenser den som granskar anmälan har. Detta blev särskilt tydligt när en granskare avslutade sitt pass och ersattes av någon annan medan avrapporteringen fortfarande pågick eller om patrullerna avrapporterade i ett annat distrikt. När granskaren byttes ut kunde det leda till att direktiven för hur texten skulle utformas ändrades på grund av att granskarna hade olika syn på vad fritexten skulle innehålla.

 

 Enligt Brås mening kan det finnas skäl att utforma tydligare riktlinjer på nationell nivå för hur fritexten i RARanmälan ska vara utformad och vilken typ av information den ska innehålla.

 

Strukturera upp arbetet även i mindre omfattande ärenden

 

•Skriv ner vilka moment som ska utföras.

•Byt viktiga uppgifter (till exempel personnummer och klockslag) med varandra.

•Fundera på hur uppgifterna kan fördelas så att hela patrullen blir klar ungefär samtidigt.

 

I större ärenden, där flera patruller är inblandade, effektiviserar patrullerna ofta sitt arbete genom att skriva upp de viktigaste uppgifterna och tidpunkterna på en whiteboardtavla i avrapporteringsrummet. På så sätt slipper de avrapporterande patrullerna vänta in varandra för att överföra viktiga uppgifter till varandra.

 

För att spara tid bör patrullerna, enligt Brås mening, så långt som möjligt styra upp sitt arbete på ett liknande sätt även i mindre omfattande ärenden. Om patrullen börjar avrapporteringen med att snabbt skaffa sig en överblick över vad som behöver göras samt skriva ner de uppgifter som behövs för att avrapportera ärendet (till exempel personnummer och tidpunkter) behöver inte flera personer leta reda på samma uppgift. De behöver heller inte avbryta varandra medan de skriver. Detta torde även påverka ljudnivån i avrapporteringsrummet på ett positivt sätt.

 

Ge möjlighet att avrapportera i lugn och ro

 

•Ta gemensamt fram förhållningsregler för avrapporteringsrummet.

•Ge tillgång till ett ”tyst” avrapporteringsrum där man inte får prata.

•Se över på vilket sätt ljudnivån kan minskas genom att avrapporteringsrummet ljudisoleras, till exempel genom möblering och vilka material som används.

 

Det är positivt att avrapporteringsrummet är tillräckligt stort för att flera patruller ska kunna avrapportera samtidigt. Att flera kan vara där kan också fylla en positiv social funktion. Samtidigt är det viktigt att patruller har möjlighet att avrapportera i lugn och

ro för att undvika avbrott som leder till fördröjningar i avrapporteringen. Detta kan ske på olika sätt beroende vilka lokala förutsättningar som finns. Punkterna ovan ger ett par förslag på hur det kan gå till.

 

Vad skulle en effektivisering betyda?

De tidsvinster som kan göras när det gäller avrapportering på en polisstation är inte gigantiska, särskilt inte om man samtidigt vill måna om att dokumentationen håller en hög kvalitet. Det rör sig om små förenklingar och effektiviseringar som sparar ett par minuter här och ett par minuter där. Samtidigt bör man vara medveten om att i en så stor verksamhet som polisens, kan även små effektiviseringar få märkbar effekt. Om man kan reducera tidsåtgången för avrapportering med tio minuter per polis i Ingripandeverksamheten motsvarar det enligt en grov uppskattning årsarbetstiden för 100 poliser.

 

Om man i framtiden utvecklar ett effektivt tekniskt stöd som gör det möjligt att till viss del dokumentera och söka information redan ute på fältet, kan avrapporteringstiden möjligen minska ytterligare. I Polisens it-strategi nämns ökad tillgång till mobila It-stöd som ett av utvecklingsområdena för myndigheten (Polisen 2015). Holgersson och Woxblom (2006a, 2006b) har tidigare påtalat att det finns en potential att utnyttja väntetiden ute på fältet bättre genom att klara av vissa typer av dokumentation med hjälp av mobila it-stöd.

 

Brå vill slutligen även påpeka att en effektivare avrapporteringsprocess inte bara skulle kunna spara resurser. Det kan också förbättra polisernas arbetsmiljö. Flera tidigare studier (Holgersson 2005, Brå 2013:20, Polisen 2013) påpekar att långa avrapporteringstider skapar frustration och stress hos polisen vilket påverkar arbetsmotivation och prestation negativt.

 

Bilaga om hur en RAR-anmälan fylls i, intressant för ickepoliser?

 

"Registrera inblandade personer

Målsägande, misstänkt och vittnen i ärendet ska registreras i ett formulär i RAR. Det innebär att polisen skriver in respektive persons personnummer i en sökruta. Systemet letar sedan upp namnet och andra relevanta uppgifter. I de fall personerna inte finns i registren kan dessa formulär även fyllas i manuellt. Vilka uppgifter som ska registreras för de inblandade personerna regleras i förundersökningskungörelsen (1947:948).

 

Om en person är både misstänkt och målsägande i samma händelse måste två separata anmälningar upprättas. Ett exempel på detta är att polisen på plats konstaterar att person A har blivit misshandlad av person B och person C. Person A är alltså målsägande och personerna B och C är misstänkta. Samtliga personer är dock också påverkade av narkotika och därför misstänks även person A för brott. Detta resulterar i två separata anmälningar, eftersom en och samma person inte kan vara både målsägande och misstänkt i en och samma anmälan.

 

Registrera brottsrubriceringen

Brottsrubriceringen kan läggas in direkt genom att skriva in en fyrsiffrig brottskod (till exempel 0853) i en ruta, systemet fyller sedan automatiskt in brottsbeskrivningen (stöld, snatteri utan inbrott, från butik (även i anslutning till bensinstation), varuhus, kommersiell utställningslokal). Det går också att skriva in ett sökord, som ”snatteri”, så kommer de brottskoder som innehåller detta sökord upp på skärmen. Poliserna väljer sedan själva den aktuella brottskoden.

 

För varje brott som ska registreras läggs en ny brottskod till. Brottskoderna ska även kopplas till de inblandade parterna. Det sker genom att skriva ”j” i en ruta för att koppla och ”n” för att inte koppla. A slår B och hotar C, D bevittnar hotet men inte misshandeln. A ska alltså kopplas som misstänkt till både hotet och misshandeln, B kopplas som målsägande till misshandeln och C och D till hotet, C som målsägande och D som vittne. Sedan skrivs adressen till brottsplatsen in. Även för detta finns en sökfunktion som kan användas om man till exempel bara vet gatunamn, men inte postnummer. Slutligen ska även brottstidpunkten registreras.

 

Information och stöd till målsägande

I RAR finns även ett formulär där man anger vilken information målsäganden har fått och om målsäganden vill ha stöd. Den informationen lämnas huvudsakligen genom att besvara de fasta svarsalternativen med ”j” för ”ja” och ”n” för nej”.

 

Registrera gods

I vissa ärenden förekommer gods som ska registreras i RAR. Det kan till exempel handla om något som har blivit stulet. I de fallen ska poliserna beskriva föremålet så detaljerat som möjligt genom att välja mellan olika förutbestämda alternativ. En stulen mobil kan till exempel beskrivas genom modell, färg och värde. Det går även att avregistrera något som har upphittats som tidigare har registrerats som stulet, till exempel registreringsskyltar. Utöver det ska de avrapporterande poliserna även ange många fler uppgifter som när och var föremålet har hittats, vem som hittat det och vem det har tagits ifrån.

 

Fritext

I fritexten finns det utrymme att skriva om brottet och omständigheterna kring det. I fritexten beskrivs också sådant som skador på gods eller målsäganden. Fritextformuläret är, som ordet redan antyder, en tom sida utan några förutbestämda svarsalternativ där poliserna kan skriva fritt. Ett fritextformulär kan till exempel innehålla följande rubriker:

•Inledning

där det beskrivs vilka polisbilar och vilken personal som var inblandad.

•Brottet

där de objektiva rekvisiten för brottet anges.

•Händelsebeskrivning

där händelsen beskrivs mer utförligt.

Sedan kan det tillkomma andra rubriker som:

•Skador

där skador på person eller föremål beskrivs.

•Tillgripet gods

där godset som blivit stulet beskrivs.

 

Vilka rubriker som är aktuella styrs huvudsakligen av brottets karaktär, men ofta påverkas det även av lokala rutiner och individuella preferenser hos den enskilde polisen."

 

Tommy Hansson